Krijg overzicht

Tweet me!

Geschreven door @Consultancy | 13 januari 2010

Hoe houd ik overzicht? Hoe onthoud ik wat ik moet doen? Hoe stel ik prioriteiten? Hoe kan ik iets goed opbergen? Hoe houd ik tijd over mijzelf? Al dit soort vragen houden velen van ons elke dag weer bezig. Hier vindt u de tips en oplossingen.

Relativeer

Bedenk dat goed georganiseerd zijn ook ontzettend saai kan zijn. Sommige mensen houden van chaos hebben juist wanorde nodig. Organiseer niet meer dan nodig is om prettig en effectief te kunnen functioneren.

• "Alleen de ontmoetingen die niet in onze agenda staan zullen ons leven veranderen." Martin Simek
• "You've got to think about big things while you're doing small things so that all small things go in the right direction." Alvin Toffler
• "Het bezig zijn zonder plan mislukt bijna altijd. Het actievoeren met een plan is noodzakelijk. Je moet een plan hebben om te handelen. En dan zie je dat datgene wat je hebt voorgesteld nooit zo uitkomt als het volgens het plan bedoeld was. Het plan is altijd een aanzet tot handelen, maar al handelend veroorzaak je andere resultaten. Er zijn zoveel resultaten die anders zijn en die je niet met het woord mislukking kunt beschrijven." Henk Hofland, VPRO-radio, 25 augustus 2002

Kies

• Dingen niet doen, levert veel meer tijd op dan tijd besparen bij het uitvoeren van taken.
• Kies en formuleer jaarlijkse doelstellingen: persoonlijk en zakelijk.
• Stel prioriteiten op basis van die doelstellingen.
• Leer 'nee' zeggen of wees assertief wanneer anderen uw prioriteiten willen doorkruisen.

Orden

• Benoem de belangrijkste resultaatgebieden in uw werk en ontwikkeling.
• Herbenoem deze net zolang totdat u daarin vrijwel alle zaken eenduidig kunt onderbrengen (dus weinig twijfels over waar wat thuis hoort).
• Laat die ordening overal terugkomen: in uw papieren archief, uw digitale archief, uw ordening van e-mails en uw boekenkast.

Overzie

• Maak een overzicht van alle belangrijke resultaatgebieden, bijvoorbeeld in een Mindmap.
• Verberg details wanneer ze niet (meer) nodig zijn. Neem in de Mindmap uw jaardoelstellingen op.
• Geef aan wanneer zaken zijn gerealiseerd.
• Maak onderscheid tussen 'going concern', innovatie en eigen ontwikkeling.
• Zorg ervoor dat u de Mindmap altijd bij u hebt. Maak hierop aantekeningen voor nieuwe taken of ideeën.
• Werk de Mindmap enkele keren per maand bij.
• Maak aan het begin van het jaar een geheel nieuwe Mindmap

Plan

• Bepaal per week welke taken u wilt uitvoeren.
• Markeer of noteer deze op uw Mindmap.
• Maak aan het begin van de dag een To Do lijstje (er zijn handige bloks voor).
• Noteer nieuwe acties op deze To Do lijst (niet op losse briefjes) of op uw Mindmap.
• Noteer eventueel acties op het To Do lijstje van de volgende dag.
• Doe eerst dat wat u niet leuk vindt, maar wat wel belangrijk is.
• Doe eerst dát waar een ander weer mee verder moet.
• Organiseer klusjes van 5-10 minuten niet, maar voer ze meteen uit.
• Gebruik uw 'prime time' voor belangrijke en/of ingewikkelde zaken.
• Opruimen kunt u ook wanneer u moe bent.
• Geef uw secretariaat toegang tot uw e-mail en markeer e-mails die u - met bijlage - graag afgedrukt wilt hebben.
• Lees stukken wanneer u er de tijd voor heeft (bijvoorbeeld in de trein) of plan daar tijd voor in.

Loop rond

• Loop eens per dag een rondje door uw organisatie.
• Zorg dat u gezien wordt. Spreek collega's aan waarvan u nog iets moet weten. U zult verstelt staan hoeveel tijd u krijgt van iemand die in zijn volle agenda steeds geen tijd voor u heeft - of die maar steeds niet reageert op uw mails.
• Bedenk dat 'even informeel aanspreken' ook veel minder bedreigend is dan een formele en geplande afspraak waar iedereen 'er eens even goed voor gaat zitten'.
• Merk ook op hoe vaak mensen u aanspreken voor zaken waar u zelf nog niet aan had gedacht.

Noteer

• Bepaal voor elke bespreking (hoe klein dan ook) het doel.
• Noteer doel en besprekingspunten vooraf.
• Gebruik één collegeblok dat u overal mee naar toe neemt.
• Maak op elk vel een indeling in drie kolommen: links voor structuur, midden voor de feitelijke notities, recht voor acties van u of van een ander.
• Werk acties na het overleg af, plan daar tijd voor in.
• Scheur het hoekje rechtsonder van het blad in het collegeblok af wanneer alle acties zijn afgerond of op uw Mindmap staan.
• Maak checklists van terugkomende werkzaamheden of laat deze maken. Zo voorkomt u dat u gaandeweg de uitvoering van een taak steeds opnieuw hetzelfde lijstje uitvindt.

Vermijd perfectionisme

• Perfectionisme is in veel gevallen niet meer dan een tijdverspiller
• Herschrijf je een verslag vijf keer voordat je het uitdeelt? Niet doen!
• Als je teveel op het resultaat van je werk bent gericht, kan je in de problemen komen met je tijd. Probeer voor jezelf te bepalen wanneer je én je best hebt gedaan én genoeg tijd hebt besteed aan een taak. Trek dan een streep onder de klus en ga verder met de volgende.

Archiveer

• Noteer acties en archiveer de stukken. Dus: geen stapels op uw bureau als 'herinnering'.
• Archiveer zoveel mogelijk digitaal op een intranet dat u ook vanaf andere werkplekken of vanuit huis kunt benaderen.
• Scan niet-digitale documenten in als pdf-bestand (steeds meer kopieermachines kunnen dat). Ook handig om bijgeschreven aantekeningen digitaal te bewaren.
• Gebruik de oud-papiermand voor documenten die u niet meer nodig hebt of digitaal hebt bewaard.
• Vraag nooit extra kastruimte. Ruim aan het einde van het jaar weer flink op.
• Gebruik e-mail niet als archief, maar alleen voor communicatie (vooral grote bestanden meteen elders archiveren).
• Gooi e-mail weg, maar laat ze eerst in Verwijderde items staan. Verwijder de oudste Verwijderde items zodra u de melding krijgt dat uw postbus vol is (dat gaat heel snel).

Leer

• Ga eens in de maand en eens per jaar na hoe realistisch u plant.
• Zorg dat u handig bent met Windows, Word, Excel, Outlook en 'het systeem' binnen uw bedrijf.
• Probeer eerst zaken zelf, doe pas navraag wanneer u er niet uitkomt.
• Kijk eens met een ander mee.
• Investeer in een training wanneer u te weinig voortgang boekt.

Rust

• Ga niet steeds maar door om werk af te krijgen. Neem altijd een middagpauze, loop er even uit (die tijd verdient u later dubbel terug).
• Gebruik vrije tijd ook als vrije tijd. Plan (korte) vakanties in.
• Baken 'werken in vrije tijd' zoveel mogelijk af, plan een moment, en noteer hoe lang u bezig bent.
• Let op signalen (van anderen) dat u aan het doordraaien bent.

Tips tegen Doordraaien

Tweet me!

Geschreven door @Consultancy | 13 januari 2010

Uit onderzoek blijkt dat een op de vijf werkenden een psychische stoornis heeft, variërend van pleinvrees tot een alcoholprobleem. Veel problemen zijn te voorkomen. Zeker burn-outklachten kunnen vaak relatief eenvoudig worden verholpen.

Ga stress te lijf

• Wees niet te idealistisch - Idealistische typen die veel van zichzelf in het werk stoppen en erg betrokken zijn, lopen meer risico. Als iets niet lukt, komt de tegenvaller hard aan.
• Zeg eens 'Nee' - Iemand met een burn-out kan dat vaak niet aan omdat hij zo betrokken is. Of hij denkt: ''Niemand mag mij'' of ''Het gaat altijd mis met mij''.
• Belast je hoofd niet te veel - Op een gegeven moment kan het gewoon te veel worden, net als bij een bouwvakker die voortdurend te zware zakken tilt.
• Luister naar je lichaam - Vermoeidheid is de belangrijkste voorspeller voor dit soort ellende. Andere symptomen zijn: zwetend wakker worden, concentratieproblemen, slaapstoornissen, snel huilen. Hoofdpijn en lage rugpijn zijn vaak signalen dat je onder grote spanning staat.
• Blijf werken - Een paar weken op adem komen is oké, maar langer dan dat is niet verstandig. De werkomgeving en thuis passen zich aan bij de nieuwe omstandigheden. Dat maakt terugkomen niet eenvoudiger. Je kunt er alleen maar overheen komen door geconfronteerd te worden met de situatie waardoor je afgebrand raakt. Iemand met pleinvrees genees je ook niet door hem de hele dag thuis te laten zitten.
• Ontdek waar je ontspannen van wordt - Stress is niet altijd te vermijden, maar je kunt mensen weerbaar maken. Ga bij jezelf te rade waar je ontspannen van wordt. Vervolgens kun je leren ook zo te zijn als je in stressvolle omstandigheden zit.
• Help jezelf - Niet iedereen die zich afgebrand voelt, hoeft direct naar de bedrijfsarts. Als je nog kan functioneren kun je met zelfhulp een eind komen. Er zijn tal van zelfhulpboeken.
• Wanhoop niet - Burn-outklachten zijn altijd oplosbaar. Tien tot twintig gesprekken en dan is het meestal weer oké. Mensen met een burn-out zijn meestal gewaardeerde medewerkers. Ze hebben over het algemeen hart voor de zaak en zijn vaak de ruggengraat van de organisatie. Ze hebben alleen teveel hooi op hun vork genomen, omdat ze bereid zijn alles te doen.
• Zet carrièremaken even uit je hoofd - Burn-out heeft grote impact op je status. Je bent toch degene die het niet redt. Ze zullen je minder snel vragen voor verantwoordelijk werk. Misschien is dat maar beter ook. Een hoger niveau betekent opnieuw extra stress.

Burn-out en stress

Burn-out wordt nog wel eens verward met een depressie, maar er zijn duidelijke verschillen. Bij een depressie is de aanleiding minder tastbaar en de somberheid strekt zich uit over alle levensterreinen, terwijl iemand met een burn-out alleen het werk niet meer ziet zitten. Zowel depressievelingen als opgebranden zijn bij het opstaan al moe, maar waar de depressieve in de loop van de dag opkrabbelt, blijft de opgebrande bekaf. Nog een verschil: bij depressie hebben medicijnen wel zin, bij burn-out niet.

Herkennen

De eerste stap naar het 'managen' van stress is het herkennen van de uitingsvormen daarvan. Persoonlijkheid, gedrag en houding beïnvloeden de gevoeligheid voor stress. Hieronder zijn een aantal herkenningspunten verzameld.